Menyiapkan HR Menuju Perubahan

Dalam semua aspek kehidupan di dunia tidak ada yang tidak berubah. Kalimat tersebut memang sangat tepat untuk diresapi bagi pelaku bisnis terlebih lagi kalangan HR. Peran sebagai agen perubahan saat ini memang telah menjadi bagian dari role HR.

Saat ini kita mengenal Nokia sebagai salah satu raksasa di industri telekomunikasi dunia dimana produk-produk telepon seluler mereka sangal laku di pasaran. Di Asia pasifik termasuk Indonesia, perusahaan asal Finlandia ini masih menjadi pemimpin pasar. Awalnya, tak ada yang menyangka Nokia akan bisa menyaingi raksasa-raksasa telekomunikasi seperti Ericsson, Siemens dan Motorola bila kita menengok kiprah awal Nokia yang merupakan perusahaan forestry. Bisnis pengolahan kayu dan kertas tentu jauh berbeda dengan telekomunikasi.


Perubahan yang dialami Nokia cukup besar karena menyangkut perubahan core business. Untuk melakukan perubahan ini memang tidak mudah karena Nokia juga harus merubah orang-orangnya dan membentuk kompetensi mereka untuk bidang bisnis yang berbeda. Padahal untuk melakukan perubahan skala menengah seperti struktur dan sistem organisasi saja tidak mudah. Apalagi melakukan perubahan besar seperti core business yang dialami Nokia.

Di sinilah peran HR sebagai agen perubahan terasa penting. Lalu apa yang harus dilakukan HR dalam menyikapi perubahan? "Untuk melakukan perubahan yang substansial, HR eksekutif pertama-tama harus mempelajari organizational culture dan mengassess permasalahan-permasalahan", ujar Ronald McKinley Vice President of Human Resources di Cincinnati Children's Hospital Medical Center seperti dikutip SHRM.

Menurut John Tanuwidjaja, Vice President & Technology Adviser PT. AndrewTani Indonesia, untuk menjalani peran sebagai agen perubahan ada dua hal yang harus dikuasai HR. Selain harus menguasai bidangnya dengan baik, HR juga harus mengerti mengenai bisnis di perusahaannya. Tujuannya agar HR bisa mengawal perubahan tersebut dengan baik. Selain itu, secara struktural seharusnya pimpinan-pimpinan memiliki visi yang sama.

"Dari mulai CEO sampai ke middle management harus mengerti apa peran HR dalam satu organisasi sehingga saling mengisi. Karena HR sendirian nggak akan bisa berhasil mengawal suatu perubahan tanpa ada kerjasama dengan lini struktural", ujarnya kepada HC. Ia juga mencontohkan keberhasilan Nokia melakukan perubahan core business yang tidak terlepas dari sokongan penuh sang CEO.

Sementara itu Sri Utami Wati, konsultan Mercer Human Resources Consulting melihat perubahan dalam perusahaan akan selalu ada, baik yang dipengaruhi secara internal maupun eksternal. Untuk itu HR harus menguasai 4 C yaitu competence, commitment, cost effectiveness dan congruents.

Yang dimaksud competence adalah HR harus memastikan bahwa secara internal dia benar-benar memiliki kompetensi sebagai agen perubahan dan secara eksternal mempersiapkan karyawan supaya bisa menerima perubahan. Untuk commitment, HR harus memiliki komitmen tinggi di dalam organisasi. Cost effectiveness menuntut HR untuk memastikan bahwa semua insentif yang disiapkan untuk perubahan selalu efektif. Dan terakhir yaitu congruent dimana HR harus memastikan harmonisasi dari setiap policy yang dibuat.

Sementara itu, tokoh HR terkemuka Dave Ulrich mendefinisikan ada empat role HR yaitu Management of Strategic Human Resourecs, Management of Firm Infrastructure, Management of Employee Contribution dan Management of Transformation and Change. Dari keempat role tersebut yang berkaitan dengan peran HR sebagai agen perubahan adalah Management of Transformation and Change. Dave Ulrich melihat deliverable dari role tersebut adalah creating a renewed organization. Sementara itu implementasi dari role tersebut adalah Managing transformations and change dan Ensuring Capacity for Change.

Menyiapkan Skill

Meskipun pada dasarnya semua unsur yang terdapat dalam perusahaan mempunyai peran masing-masing terkait dengan perubahan, namun tanggung jawab HR sangat besar karena yang dihadapi adalah manusia. Utami menyadari bahwa sudah menjadi karakteristik manusia untuk selalu melakukan perlawanan terhadap perubahan.

"Karyawan sebenarnya tidak khawatir dengan perubahan melainkan melainkan ketidakpastian. Misalnya kalau ada perubahan kedepannya seperti apa sih? Kalau itu belum kelihatan dengan pasti kedepannya seperti apa, dia jadi resist untuk berubah", kata Utami. Jadi, tanggung jawab HR sebenarnya lebih kepada menyelaraskan antara manusia dan perubahan.

Utami sendiri melihat ada tiga skill utama yang harus dimiliki HR yang berkaitan dengan project management, change management dan communication. "Dalam hal project management, HR harus siap membuat satu pondasi dimana pondasi itu untuk memastikan aktivitas-aktivitas dalam perubahan itu align dan berintegrasi satu dengan yang lain", terang Utami.

Yang kedua adalah change management. Untuk melakukan perubahan, HR harus terlebih dahulu mengetahui tipe perubahannya. "Apakah dia itu berkaitan dengan people, dengan proses, dengan information knowledge, dengan decision making", tambahnya. Selain itu, ada dua hal lain yang harus diperhatikan terkait change management ini, yaitu leadership style dan skala perubahan.

"Leadership itu bisa konsultatif, directive maupun kohersif. Kalau skala perubahan misalnya apakah hanya instrumental saja, transisi atau benar-benar transformasi. Itu juga harus dikenali. Kemudian gap atau kedalaman dari perubahan itu. Apakah itu the whole organization atau hanya bersifat satu unit atau departemen tertentu, atau malah bersifat personal", kata Utami panjang lebar.

Sementara itu yang tak kalah penting dalam melakukan perubahan adalah communication management. Komunikasi antara berbagai belah pihak yang terkait dengan perubahan menurut Utami harus dijalin dengan kuat. "Jadi harus memastikan bahwa yang terkena imbas itu harus memahami bahwa akan terjadi perubahan sehingga tidak menimbulkan salah persepsi", tutupnya.

*dikutip dari Portal HR